Кейс: Информационная система для автоматизации коммерческих предложений
Наша команда была привлечена крупной казахстанской компанией, которая занимается поставкой сантехнического оборудования для застройщиков. Изначально они планировали запустить решение в одном филиале, а затем расширить его на другие филиалы по Казахстану. В то время автоматизация бизнес-процессов в регионе набирала обороты. Однако рынок все еще не имел достаточного количества надежных цифровых решений, которые могли бы полностью решить повседневные потребности менеджеров в работе с коммерческими предложениями. Запуск этой системы должен был изменить ситуацию.
Планировалось, что эта информационная система объединит разные филиалы компании в Казахстане и предоставит менеджерам простой и быстрый способ создавать коммерческие предложения прямо из единой системы.
Когда мы получили запрос от этого клиента, у команды уже была часть их существующих процессов. Однако у них были проблемы с автоматизацией. Изначально они хотели создать решение на основе Excel и выбрали его для работы. Тем не менее, процесс работы требовал гораздо больше времени и денег, чем они ожидали. В результате им нужно было остановить текущий подход и начать искать альтернативный вариант.
Потребности клиента
Основная проблема клиента заключалась в том, что ежедневно менеджеры компании делали десятки коммерческих предложений вручную. Они хранили все позиции в Excel и им также приходилось поддерживать Excel в актуальном состоянии. Сложность заключалась в том, что у них было несколько филиалов по Казахстану, и при обновлении Excel часто возникали ошибки доступа.
Одной из задач также было фиксировать взаимодействие с клиентами после отправки им коммерческого предложения. Требовалось комплексное решение, которое могло бы автоматизировать весь процесс от создания КП до отслеживания взаимодействия с клиентами.
Мы заключили договор о разработке информационной системы со следующими функциями:
- Авторизация пользователей с разграничением прав доступа
- Управление правами пользователей для разных филиалов
- Склад и товарные остатки с актуальной информацией
- Автоматическое формирование коммерческих предложений
- Отправка КП клиентам с отслеживанием статуса
- CRM-система для фиксации взаимодействия с клиентами
Договорились о работе по принципу Time and Material, примерные сроки определили в 2-4 месяца. Для работы от компании Програмир были задействованы: бизнес-аналитик, руководитель проекта, проектировщик БД и разработчик.
Команда для проекта
- Руководитель проекта
- Бизнес аналитик
- Проектировщик баз данных
- Разработчик Delphi
- Тестировщик
Решение:
Мы начали работу с глубокого анализа существующих бизнес-процессов клиента. Первой задачей для нас было предложить подход к разработке информационной системы, который позволил бы сократить время и затраты на создание решения.
Основываясь на результатах проведенного анализа, мы предложили создать многопользовательское desktop-приложение на Delphi. Благодаря использованию Delphi, мы смогли построить кроссплатформенное решение, которое всегда является более экономически выгодным. Более того, такой подход к разработке ПО помогает сократить количество участников команды, задействованных в реализации проекта, и снизить затраты.
После того как наши разработчики присоединились к проекту, мы заметили, что все существующие процессы разработки у клиента были довольно хаотичными и плохо организованными. Чтобы убедиться, что решение будет построено в соответствии с установленными сроками, мы помогли клиенту привести процессы к современным стандартам. Когда все участники команды, задействованные в проекте, получили четкое видение того, как должен быть организован рабочий процесс, стало намного проще координировать разработку.
При анализе существующих процессов работы с Excel мы обнаружили серьезные проблемы с синхронизацией данных, которые приводили к ошибкам доступа между филиалами. Именно поэтому у нас была важная задача найти причины этих проблем и решить их.
В рамках нашего сотрудничества с командой клиента мы помогли построить информационную систему со следующими функциями:
- Система авторизации и управления правами. Пользователи получают доступ к системе в соответствии со своими ролями и правами. Система поддерживает разграничение доступа для разных филиалов компании, что обеспечивает безопасность данных.
- Управление складом и товарными остатками. Система включает в себя полные страницы товаров с изображениями, описаниями, ценами и информацией о наличии. Все данные синхронизируются между филиалами в реальном времени, исключая ошибки дублирования.
- Автоматическое формирование коммерческих предложений. Система предлагает расширенные возможности поиска с фильтрами по цене, типу товара, наличию и другим параметрам. КП формируются автоматически на основе актуальных данных, что сокращает время создания документов с часов до минут.
- CRM-система для взаимодействия с клиентами. Безопасная система коммуникации между менеджерами и клиентами помогает облегчить процесс переговоров. Клиенты имеют возможность отслеживать статус своих заявок в реальном времени, а история всех взаимодействий сохраняется в системе.
- Интеграция с существующими системами. Эта интеграция позволяет менеджерам быстро и безопасно работать с данными, используя привычные инструменты прямо из приложения. Система легко интегрируется с существующими бизнес-процессами компании.
- Поддержка многопользовательского режима. Изначально система была рассчитана только на один филиал. В процессе разработки команда учла необходимость добавления новых филиалов в будущем. В результате будет легко добавить необходимые филиалы при расширении бизнеса.
Результат проекта
Достигнутые результаты:
- Полная автоматизация формирования коммерческих предложений
- Единая база данных для всех филиалов компании
- Исключение ошибок синхронизации между филиалами
- Автоматическое отслеживание взаимодействия с клиентами
- Сокращение времени на создание КП с часов до минут
Долгосрочные преимущества:
- Система работает стабильно уже более 5 лет
- Значительное повышение эффективности работы менеджеров
- Снижение количества ошибок в документах
- Улучшение качества обслуживания клиентов
- Масштабируемость решения для роста бизнеса
Стек технологий:
- MySQL — надежная база данных для хранения информации
- Delphi — кроссплатформенная среда разработки
- FastReport — генерация отчетов и коммерческих предложений
